Como fazer a mudança de empresa sem parar o atendimento

Para mudar a empresa sem parar o atendimento, planeje a mudança para o fim de semana, separe por setor, deixe a TI para o fim da carga e o começo da montagem e atualize o endereço em todos os canais antes da reabertura. Escritórios de até 30 posições costumam mudar entre sábado e domingo.

Cronograma de 30 dias

• 30 dias antes: contrate a empresa de mudança, defina a data e peça a planta do novo espaço.
• 21 dias antes: defina a posição de cada setor e de cada estação de trabalho na planta nova.
• 15 dias antes: agende internet, telefonia e energia no novo endereço.
• 7 dias antes: distribua caixas e etiquetas; cada colaborador embala a própria mesa.
• Sexta, no fechamento: desligue e etiquete computadores e equipamentos.

Etiquetagem por setor

Use uma cor por setor e um número por posição. A mesma cor e o mesmo número vão na planta do novo espaço. Assim a equipe descarrega cada caixa e cada móvel direto no lugar, sem triagem no hall.

TI e equipamentos

• Faça backup antes de desligar servidores.
• Fotografe as conexões de cada computador e do rack.
• Cabos vão em sacos identificados com o número da posição.
• Servidores e nobreaks são transportados em pé, com embalagem própria.

Fim de semana e condomínio comercial

Prédios comerciais costumam permitir mudança fora do horário comercial, com agendamento e lista da equipe. Confirme as regras dos dois endereços. Fazemos mudança comercial à noite, no sábado e no domingo.

Checklist de endereço

• Perfil da empresa no Google e redes sociais.
• Site, assinatura de e-mail e notas fiscais.
• Cadastro na Receita Federal, na Junta Comercial e na prefeitura.
• Bancos, fornecedores e clientes recorrentes.
• Placa e comunicação visual no endereço antigo, com o novo endereço.

Guarda-móveis durante reforma

Se o novo espaço ainda está em obra, o guarda-móveis segura mobiliário e arquivo até a entrega.